ประชุม (อีกแล้วเหรอ!)

คิดสด พูดสด

บทความ โดย ดร. อัจฉรา จุ้ยเจริญ

ในปัจจุบัน ถึงจะอยู่กันคนละสถานที่หรือห่างไกลกันคนละประเทศ ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย ช่วยให้เราประชุมกันแบบเห็นหน้าเห็นตาได้ โดยไม่ต้องเดินทางมาอยู่ในห้องประชุมเดียวกัน อย่างไรก็ตาม การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ใช้เวลามากไป อาจทำให้ผู้เข้าร่วมเบื่อหน่ายและกระทบผลิตภาพในการปฏิบัติงาน

มีการศึกษาที่ระบุว่า ผู้บริหารระดับสูงใช้เวลาไม่ต่ำกว่า 23 ชั่วโมงในแต่ละอาทิตย์ในการประชุม และส่วนใหญ่เห็นด้วยว่า สิ่งที่เผชิญอยู่คือไม่ได้ประโยชน์อย่างเต็มที่จากการประชุม เพราะสาเหตุเช่น บ่อยครั้งที่เวลาและสถานที่ประชุมมีการเปลี่ยนแปลงแบบกะทันหัน ทำให้ผู้เข้าร่วมบางคนไม่ได้เตรียมการมาเต็มที่ หรือหัวข้อการประชุมกว้างจนเกินไป และซ้ำซ้อนกับการประชุมอื่นๆ  อีกทั้งบ่อยครั้งที่มีหัวข้อปัญหาใหม่ๆโผล่ขึ้นมาระหว่างการประชุม ขาดโฟกัสในการปรึกษาหารือกัน

มีองค์กรที่พยายามจะบริหารจัดการการประชุมให้มีประสิทธิภาพ เช่น มีการกำหนดหัวข้อและการเตรียมการล่วงหน้า และรักษาโฟกัสของการสนทนา แต่เมื่อองค์กรขยายใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ ผู้บริหารและบุคลากรก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีการประชุมมากขึ้น แบบไม่หยุดหย่อนในแต่ละอาทิตย์  เวลาที่หายไปส่งผลต่อความเหนื่อยล้าและความพึงพอใจในการทำงานในองค์กร

วิธีการปรับปรุงเรื่องนี้ไม่สามารถทำได้ด้วยคนๆเดียว ต้องมาจากการร่วมมือกัน โดยเริ่มจากข้อแรกคือ ลองสำรวจความเห็นของทีมงานต่างๆแบบสั้นๆ ก่อนจะตกลงกันเช่น

  • พวกเขาคิดหรือรู้สึกอย่างไรกับการประชุมที่เป็นอยู่
  • การประชุมที่เป็นอยู่มีผลิตภาพ มีประโยชน์ คุ้มค่ากับเวลาที่ใช้หรือไม่
  • ถ้าไม่ มีอะไรที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง
  • ในมุมมองของพวกเขา การประชุมที่มีประสิทธิภาพ เมื่อเปรียบเทียบกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ มีความแตกต่างกันตรงไหน อย่างไร

อบรมที่ไหนดี AcComm and Image International

เมื่อได้ข้อมูลมาแล้ว วิเคราะห์สิ่งที่ดีอยู่แล้ว และสิ่งที่ควรเปลี่ยนแปลง ทำข้อตกลงร่วมกันคล้ายๆเป็น กฎ กติกา มารยาทในการประชุม

มีองค์กรที่มีเทคนิคที่น่าสนใจ เช่น จัดให้มีวันหนึ่งในอาทิตย์ที่ทุกหน่วยงานจะไม่มีการประชุม (a meeting-free day) โดยหากจำเป็นต้องสื่อสารความคืบหน้าในงานอย่างไร ก็จะหาวิธีที่สร้างสรรค์แบบอื่น แทนการมาประชุมกัน นอกจากนี้มีองค์กรที่กำหนดให้ผู้เข้าร่วมประชุม มาประชุมให้อยู่ในกรอบเวลา และไม่อนุญาตให้นำโทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์พกพาเข้ามา เพราะมองว่าทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมขาดสมาธิและทำให้การประชุมยืดเยื้อ

หลังจากใช้กติกาใหม่ไปแล้ว หากมีการติดตามสำรวจความเห็นก็จะช่วยให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องได้ โดยถามสั้นๆ ว่า รู้สึกอย่างไร หรือคิดอย่างไรกับวิธีการใหม่ๆ มีการใช้เวลาที่คุ้มค่าขึ้นไหม การทำงานร่วมกันในทีม หรือระหว่างทีมเป็นอย่างไร

การประชุมที่ดีต่อใจ ช่วยเพิ่มผลิตภาพในการทำงาน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การประสานงานระหว่างทีมที่ราบรื่นได้ ที่สำคัญทำให้ทุกคนประชุมกันอย่างมีความสุขมากขึ้นด้วย

อบรมการบริหารเวลา หลักสูตร Time Management

AcComm and Image International

Contact us: (66) 2197 4588-9

Email: info@aclc-asia.com

Official website: www.aclc-asia.com

 

***********************************

 

 

 

Group Coaching

GROUP COACHIING คืออะไร และดีอย่างไร

โดย ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ    โค้ชผู้บริหารที่ได้รับการรับรองจากสมาพันธ์โค้ชนานาชาติ

กรรมการผู้จัดการ บริษัทแอคคอมแอนด์อิมเมจ อินเตอร์เนชั่นแนล จำกัด

 

What is Group Coaching? การโค้ชแบบกลุ่มย่อยคืออะไร

การโค้ชแบบกลุ่มย่อยคือ กระบวนการการเสริมสร้างการพัฒนา และประสบการณ์การเรียนรู้ในกลุ่มย่อย  การติดตามความคืบหน้าในทางปฏิบัติอย่างสร้างสรรค์ นำโดยโค้ชผู้ที่สามารถสร้างการมีส่วนร่วม บริหารจัดการการสนทนาและความท้าทายต่างๆในกลุ่ม (Group Dynamic) เพื่อให้ผู้ได้รับการโค้ชได้ใช้ศักยภาพสูงสุด และบรรลุเป้าหมายการพัฒนาของตน ทีมงาน และองค์กร โดยปกติจะมีผู้เข้าร่วม 3 – 10 ท่านต่อกลุ่ม

 การโค้ชตัวต่อตัว และแบบกลุ่มย่อยต่างกันอย่างไร

โค้ชตัวต่อตัว (one-on-one) และโค้ชของกลุ่มย่อย ใช้สมรรถนะพื้นฐานชุดเดียวกันดังที่กำหนดไว้โดย ICF Core Competency (ดูได้จากบทความเรื่องการโค้ชอย่างมีประสิทธิผล สมรรถนะของโค้ช) อีกทั้งมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงและพัฒนาของโค้ชชี่ในอนาคต และการเรียนรู้ผ่านการลงมือปฏิบัติ (Action Learning)     อย่างไรก็ตามโค้ชของกลุ่มย่อยจำเป็นต้องมีทักษะเพิ่มเติมในกระบวนการการโค้ชกลุ่ม เช่น การวางแผนการพัฒนาแบบกลุ่ม  การอำนวยการเรียนรู้แบบกลุ่ม (Group Facilitation Skills) การรับมือกับความหลากหลายทางความคิด สไตล์การเรียนรู้ แรงจูงใจ และการสื่อสาร การออกแบบกิจกรรมและประสบการณ์การเรียนรู้ที่มีประสิทธิผลสำหรับกลุ่มและดึงดูดการมีส่วนร่วม เป็นต้น เมื่อผู้นำหรือผู้จัดการได้รับทักษะการโค้ชกลุ่มแล้ว ยังทำให้เกิดความมั่นใจและนำทักษะไปใช้ในการโค้ช Project Team การนำการประชุม ได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

 ใครควรใช้การโค้ชแบบกลุ่มย่อย

  • ผู้นำ ผู้บริหาร ผู้จัดการ หัวหน้างานที่ต้องการพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา หรือทีมงาน
  • ผู้ที่ต้องการโค้ชโดยมุ่งไปที่ธุรกิจเฉพาะ (Specific Business Focus)
  • ผู้ที่ต้องการติดตามผลการพัฒนาของกลุ่มคนที่ได้รับการอบรมแบบ Formal Training มาแล้ว และต้องการให้เกิดการ ประยุกต์ใช้ในการทำงาน  หรือนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม
  • นักบริหารทรัพยากรมนุษย์
  • ผู้ที่ได้รับการมอบหมายให้โค้ชบุคคล หรือทีมงานต่างๆในองค์กร

ประโยชน์ที่ได้รับ

  1. ประหยัดเวลาในการพัฒนา (Save learning and development time with business focus)
  2. ใช้งบประมาณคุ้มค่ามากขึ้นในการพัฒนา (Cost effectiveness)
  3. สร้างการเปลี่ยนแปลงในวงกว้างขึ้น (Wider impact of change and scalable)
  4. การประสานงานที่ดีขึ้นของต่างแผนก (Better cross-functional collaboration)
  5. นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงด้านวัฒนธรรมที่เร็วขึ้น (Lead to culture change efficiently)
  6. นำความรู้และทักษะใช้ให้เกิดประโยชน์ในงานจริง (Enhance application and retention)

Group Coaching เหมาะกับผู้นำทุกระดับ หรือแม้แต่กลุ่มที่ร่วมโครงงาน และโครงการด้วยกัน ทีมที่ต้องการระดมสมองเพื่อวัตถุประสงค์ หรือติดตามผลลัพธ์ของการพัฒนา หรือการอบรมที่ผ่านไปให้เกิดปะสิทธิผล

(C) Copyright – All rights reserved.

“I believe peer coaching is the future of coaching”

Dr. Marshall Goldsmith

Official website, please click:

www.aclc-asia.com

ข้อมูลหลักสูตร Coaching:

https://www.aclc-asia.com/coaching

  ********************