ประชุม (อีกแล้วเหรอ!)

0

คิดสด พูดสด

บทความ โดย ดร. อัจฉรา จุ้ยเจริญ

ในปัจจุบัน ถึงจะอยู่กันคนละสถานที่หรือห่างไกลกันคนละประเทศ ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย ช่วยให้เราประชุมกันแบบเห็นหน้าเห็นตาได้ โดยไม่ต้องเดินทางมาอยู่ในห้องประชุมเดียวกัน อย่างไรก็ตาม การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ใช้เวลามากไป อาจทำให้ผู้เข้าร่วมเบื่อหน่ายและกระทบผลิตภาพในการปฏิบัติงาน

มีการศึกษาที่ระบุว่า ผู้บริหารระดับสูงใช้เวลาไม่ต่ำกว่า 23 ชั่วโมงในแต่ละอาทิตย์ในการประชุม และส่วนใหญ่เห็นด้วยว่า สิ่งที่เผชิญอยู่คือไม่ได้ประโยชน์อย่างเต็มที่จากการประชุม เพราะสาเหตุเช่น บ่อยครั้งที่เวลาและสถานที่ประชุมมีการเปลี่ยนแปลงแบบกะทันหัน ทำให้ผู้เข้าร่วมบางคนไม่ได้เตรียมการมาเต็มที่ หรือหัวข้อการประชุมกว้างจนเกินไป และซ้ำซ้อนกับการประชุมอื่นๆ  อีกทั้งบ่อยครั้งที่มีหัวข้อปัญหาใหม่ๆโผล่ขึ้นมาระหว่างการประชุม ขาดโฟกัสในการปรึกษาหารือกัน

มีองค์กรที่พยายามจะบริหารจัดการการประชุมให้มีประสิทธิภาพ เช่น มีการกำหนดหัวข้อและการเตรียมการล่วงหน้า และรักษาโฟกัสของการสนทนา แต่เมื่อองค์กรขยายใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ ผู้บริหารและบุคลากรก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีการประชุมมากขึ้น แบบไม่หยุดหย่อนในแต่ละอาทิตย์  เวลาที่หายไปส่งผลต่อความเหนื่อยล้าและความพึงพอใจในการทำงานในองค์กร

วิธีการปรับปรุงเรื่องนี้ไม่สามารถทำได้ด้วยคนๆเดียว ต้องมาจากการร่วมมือกัน โดยเริ่มจากข้อแรกคือ ลองสำรวจความเห็นของทีมงานต่างๆแบบสั้นๆ ก่อนจะตกลงกันเช่น

  • พวกเขาคิดหรือรู้สึกอย่างไรกับการประชุมที่เป็นอยู่
  • การประชุมที่เป็นอยู่มีผลิตภาพ มีประโยชน์ คุ้มค่ากับเวลาที่ใช้หรือไม่
  • ถ้าไม่ มีอะไรที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง
  • ในมุมมองของพวกเขา การประชุมที่มีประสิทธิภาพ เมื่อเปรียบเทียบกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ มีความแตกต่างกันตรงไหน อย่างไร

อบรมที่ไหนดี AcComm and Image International

เมื่อได้ข้อมูลมาแล้ว วิเคราะห์สิ่งที่ดีอยู่แล้ว และสิ่งที่ควรเปลี่ยนแปลง ทำข้อตกลงร่วมกันคล้ายๆเป็น กฎ กติกา มารยาทในการประชุม

มีองค์กรที่มีเทคนิคที่น่าสนใจ เช่น จัดให้มีวันหนึ่งในอาทิตย์ที่ทุกหน่วยงานจะไม่มีการประชุม (a meeting-free day) โดยหากจำเป็นต้องสื่อสารความคืบหน้าในงานอย่างไร ก็จะหาวิธีที่สร้างสรรค์แบบอื่น แทนการมาประชุมกัน นอกจากนี้มีองค์กรที่กำหนดให้ผู้เข้าร่วมประชุม มาประชุมให้อยู่ในกรอบเวลา และไม่อนุญาตให้นำโทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์พกพาเข้ามา เพราะมองว่าทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมขาดสมาธิและทำให้การประชุมยืดเยื้อ

หลังจากใช้กติกาใหม่ไปแล้ว หากมีการติดตามสำรวจความเห็นก็จะช่วยให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องได้ โดยถามสั้นๆ ว่า รู้สึกอย่างไร หรือคิดอย่างไรกับวิธีการใหม่ๆ มีการใช้เวลาที่คุ้มค่าขึ้นไหม การทำงานร่วมกันในทีม หรือระหว่างทีมเป็นอย่างไร

การประชุมที่ดีต่อใจ ช่วยเพิ่มผลิตภาพในการทำงาน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การประสานงานระหว่างทีมที่ราบรื่นได้ ที่สำคัญทำให้ทุกคนประชุมกันอย่างมีความสุขมากขึ้นด้วย

อบรมการบริหารเวลา หลักสูตร Time Management

AcComm and Image International

Contact us: (66) 2197 4588-9

Email: info@aclc-asia.com

Official website: www.aclc-asia.com

 

***********************************

 

 

 

บริหารหัวหน้าได้ไหม ทำอย่างไรดี

0

Leadership

บทความ โดย ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ

ผู้นำส่วนใหญ่ก็มีผู้นำของตนเอง ดังนั้นในการทำงาน คนส่วนใหญ่เป็นทั้งหัวหน้าและลูกน้อง นอกจากการบริหารจัดการลูกน้อง หลายครั้งเราก็ต้องบริหารหัวหน้าของตนเองเช่นกัน

เรื่องหนึ่งที่ทำให้ลูกน้องเครียดในการทำงาน คือการรับมือกับหัวหน้าของตนเอง ในขณะที่หัวหน้าเองก็ควรปรับตัว ในการบริหารหัวหน้าให้การทำงานราบรื่น ลูกน้องก็สามารถปรับตัวด้วยเช่นกัน เพื่อร่วมงานกับหัวหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความสุข

ประการแรกในการทำงานกับหัวหน้า สร้างความเข้าใจในเป้าหมายและลำดับความสำคัญของงานให้ตรงกัน หากหัวหน้าไม่ได้สื่อสารให้คุณทราบชัดเจน คุณสามารถที่จะสอบถามหัวหน้าได้เมื่อมีการประชุม ขอพบปะกัน ถ้าหัวหน้าเป็นคนสื่อสารน้อยจริงๆ คุณอาจจะเขียนเป้าหมายหลักๆสักห้าหกข้อตามความเข้าใจของคุณ และขอให้หัวหน้าช่วยดูให้ ว่าคุณมาถูกทางแล้วหรือไม่ หรือคุณกำลังเข้าใจผิด

สอง สื่อสารกับหัวหน้าของคุณสม่ำเสมอ โดยเฉพาะความคืบหน้าของโครงการที่คุณได้รับมอบหมาย งานใดที่ลุล่วงแล้ว และงานที่คุณคาดการณ์ถึงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น โดยมีทางออกที่คุณนำเสนอด้วย หากคุณวางแผนงานและสื่อสารได้ดี และทำงานลุล่วงอย่างมีคุณภาพ จะเป็นผลดีต่อความน่าเชื่อถือในตัวคุณ และทำให้คุณได้รับการรับฟัง เมื่อเสนอความคิดเห็นต่างๆ

สาม ในการประชุม เตรียมตัวและข้อมูลตามกำหนดการที่ได้รับ เมื่อผู้อื่นพูด การให้เกียรติรับฟังผู้อื่นอย่างจริงใจโดยไม่ตั้งกำแพงรอค้าน จะทำให้ผู้อื่นฟังความเห็นของคุณเช่นกัน พฤติกรรมของลูกน้องที่มักทำให้หัวหน้าลำบากใจ เช่น พูดบางเรื่องขึ้นมาโดยหัวหน้าไม่ทราบความเป็นมา (Surprise) ใช้อารมณ์ในการพูดคุย นินทาลับหลัง กระจายข่าวลือที่ไม่สร้างสรรค์  ด่วนปฏิเสธในเชิงลบก่อนที่จะลองทำหรือหาข้อมูลก่อน  หากหลีกเลี่ยงได้ ก็จะทำให้หัวหน้าไว้วางใจในตัวคุณมากขึ้น

สี่ ปรับสไตล์เข้าหาหัวหน้า โดยธรรมชาติ คนเรามักชอบพูดคุยกับคนที่มีนิสัยใกล้เคียงกัน เช่น ถ้าหัวหน้าเป็นคนต้องการข้อมูลละเอียด หรือทำงานเป็นขั้นตอน คุณอาจถามล่วงหน้าถึงขอบเขตข้อมูลที่หัวหน้าต้องการ และสื่อสารความคืบหน้าบ่อยๆ ถ้าหัวหน้าเป็นคนรวดเร็ว มีโครงการมากมาย ชอบเปลี่ยนแปลง คุณควรสอบถามลำดับความสำคัญของโครงการ และโฟกัสการสื่อสารของคุณไปที่ผลลัพธ์

ห้า หากต้องการปฏิเสธหัวหน้าในบางเรื่อง พยายามเสนอทางเลือกต่างๆ ด้วย เป็นการแสดงถึงการทำงานเป็นทีมและห่วงใยกัน

ทีมที่มีความสำเร็จจำเป็นต้องมีทั้งหัวหน้าและลูกน้องที่ดี

หัวหน้าและลูกน้องที่มีความสุข ก็จะนำไปสู่ทีมที่มีความสำเร็จด้วยนะคะ

Handling Difficult Conversation Training by AcComm and Image International - Thailand Coaching and Training by AcComm

AcComm and Image International

Contact us: (66) 2197 4588-9

Email: info@aclc-asia.com

Official website: http://www.aclc-asia.com

บรรยากาศการอบรม ในหลักสูตรต่างๆ โดยอาจารย์กวาง

0

 

 FOR OFFICIAL WEBSITE, PLEASE CLICK:

WWW.ACLC-ASIA.COM

 

 

อบรมการบริการ

0

Official website – รายละเอียดหลักสูตร:

https://www.aclc-asia.com/customer-service-training

บทความ เทคนิคการสื่อสารกับลูกค้า

ปัจจุบัน เราควรบริการลูกค้าอย่างที่ลูกค้าอยากได้รับ (Treat the customers the way they want to be treated.) หมดสมัยแล้วสำหรับคำพูดที่ว่า  “ดูแลลูกค้าแบบที่ฉันอยากได้รับ” (Treat customers the way I want to be treated.) เทคนิคการสื่อสารเพื่อสร้างความประทับใจให้ลูกค้ามีดังนี้

  • ใช้คำพูดสุภาพ และหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะด้าน ที่ใช้กันภายในบริษัท เพราะลูกค้าอาจไม่เข้าใจ ลองฝึกสื่อสารกับคนที่ไม่เข้าใจศัพท์เทคนิคอะไรเลย เพื่อดูว่าคุณสามารถที่จะอธิบายให้เขาเข้าใจได้ชัดเจนเพียงใด
  • ไม่ควรด่วนสรุปแนวทางแก้ไขปัญหาจนกว่าคุณจะเข้าใจปัญหาที่แท้จริงของลูกค้า
  • เมื่อจำเป็นต้องเปลี่ยนสินค้าหรือเงื่อนไขใดๆ ไม่ควรเริ่มด้วยการแจกแจงกระบวนการภายในยาวเหยียด ควรใช้เวลาอธิบายถึงผลลัพธ์หรือประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับดีกว่า
  • เมื่ออธิบายผลลัพธ์และประโยชน์ต่างๆ หากมีเงื่อนไขด้านค่าใช้จ่ายและกำหนดเวลาเข้ามาเกี่ยวข้อง ควรแจ้งให้ลูกค้าทราบด้วย
  • รับฟังความคิดเห็นของลูกค้า และกล่าวทวนความเข้าใจเสมอ เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน
  • เอกสารที่จะส่งให้ลูกค้า ควรชัดเจน ไม่ยาวเกินไปจนน่าเบื่อเพราะลูกค้าที่มีเวลาน้อยๆก็จะไม่อ่านอยู่ดี ไม่ควรมีศัพท์เทคนิคที่ลูกค้าไม่เข้าใจ
  • หากขอให้ลูกค้าเซ็นเอกสาร ควรบอกว่าเป็นเอกสารอะไร

images

 เมื่อลูกค้าเป็นฝ่ายเปลี่ยนใจ:

  • ยอมรับความเป็นจริงว่า ลูกค้าก็คล้ายเรา  และการเปลี่ยนใจเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้ โดยคิดซะว่าถ้าลูกค้าไม่เปลี่ยนใจสิ เป็นเรื่องผิดปกติ
  • อธิบายให้ลูกค้าเข้าใจถึงทางเลือกและสิทธิประโยชน์ของแต่ละทางเลือก ให้ลูกค้าทราบตั้งแต่แรก เพราะเมื่อลูกค้าเปลี่ยนใจไปแล้ว บางทีเงื่อนไขเก่าดีกว่า แต่ลูกค้าไม่ทราบ
  • พนักงานที่สื่อสารกับลูกค้า ควรทราบว่าบริษัทมีทางเลือกสำรองใดๆ ไว้ให้ลูกค้าบ้าง และสามารถตอบลูกค้าได้ทันที โดยไม่ต้องรอนานหลายต่อหลายชั่วโมง

ที่สำคัญนะคะ คือสื่อสารกับลูกค้า โดยแสดงถึงทัศนคติ “เต็มใจ” เสมอ  พนักงานควรมีข้อมูลที่ทันสมัยและจำเป็นต่อการให้คำตอบลูกค้า ลูกค้าต่างจิต ต่างใจ ต่างวัย และมีทางเลือกมากขึ้น ถ้าเขาจะเลือกใช้บริการของเรา           ทักษะการสื่อสารของเรา เป็นปัจจัยที่สำคัญด้านหนึ่ง ที่ส่งผลต่อการตัดสินใจว่าลูกค้าจะเลือกอยู่กับเรา หรือจากเราไป

2017 – Copyright – All rights reserved. AcComm & Image International.

หลักสูตรพัฒนาบุคลิกภาพ

AcComm & Image International

อบรมและพัฒนาบุคลิกภาพในเชิงธุรกิจ

อบรมการสื่อสาร  อบรมการบริการ

Contact us:  (66) 2197 4588-9

Email: info@aclc-asia.com

Our official website: http://www.aclc-asia.com

 บทความ การบริการลูกค้าในยุคดิจิทัล

ทักษะการรับมือกับคำถาม และการพูดสด THINK ON YOUR FEET® WORKSHOP

0
อาจารย์สุกัญญา มงคล แอคคอม แอนด์อิมเมจ อินเตอร์เนชั่นแนล

อาจารย์สุกัญญา มงคล แอคคอม แอนด์อิมเมจ อินเตอร์เนชั่นแนล

MORE INFORMATION ABOUT

THINK ON YOUR FEET®

 FOR OFFICIAL WEBSITE, PLEASE CLICK:

http://WWW.ACLC-ASIA.COM

E-MAGAZINE

THINK ON YOUR FEET® WORKSHOP

The only workshop that trains you to analyze, organize and present your ideas… FAST!

คิดสด พูดสด

ท่านเคยอยู่ในสถานการณ์ดังต่อไปนี้หรือไม่

  • ต้องตอบคำถามทันที คิดสด พูดสด ไม่มีใครช่วย ไม่มีใครบอกบทพูด
  • เมื่อเวลาผ่านไป ย้อนคิดเสียดายว่า ทำไมตอนนั้น เราไม่พูดแบบนี้ เพราะคิดไม่ทัน
  • ต้องพูดเรื่องยากให้เข้าใจง่ายๆ แต่ไม่มีเวลาเตรียมตัว
  • ตื่นเต้น เมื่อได้รับคำถามที่ท้าทาย
  • มีผู้โต้แย้งความคิดของท่าน แต่ต้องโน้มน้าวเขากลับ อย่างน่าเชื่อถือ

นี่คือตัวอย่างของสถานการณ์  Think on Your Feet® 

ทักษะ Think on Your Feet® เป็นทักษะที่พัฒนาได้   เป็นหลักสูตรที่สอนอยู่ในกว่า 30 ประเทศทั่วโลก และได้รับการยอมรับจากนานาประเทศว่านำมาใช้งานได้จริง

และช่วยให้ท่านมีความมั่นใจ และสื่อสารอย่างน่าเชื่อถือได้ในสถานการณ์เช่นนี้

Exclusively delivered in Thailand by AcComm & Image International

Contact us:  (66) 2197 4588 – 9, Email: info@spg-asia.com, 

www.spg-asia.com

ดร. อัจฉรา จุ้ยเจริญ

View original post