บทความ โดย ดร. อัจฉรา จุ้ยเจริญ
ในปัจจุบัน ถึงจะอยู่กันคนละสถานที่หรือห่างไกลกันคนละประเทศ ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย ช่วยให้เราประชุมกันแบบเห็นหน้าเห็นตาได้ โดยไม่ต้องเดินทางมาอยู่ในห้องประชุมเดียวกัน อย่างไรก็ตาม การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ใช้เวลามากไป อาจทำให้ผู้เข้าร่วมเบื่อหน่ายและกระทบผลิตภาพในการปฏิบัติงาน
มีการศึกษาที่ระบุว่า ผู้บริหารระดับสูงใช้เวลาไม่ต่ำกว่า 23 ชั่วโมงในแต่ละอาทิตย์ในการประชุม และส่วนใหญ่เห็นด้วยว่า สิ่งที่เผชิญอยู่คือไม่ได้ประโยชน์อย่างเต็มที่จากการประชุม เพราะสาเหตุเช่น บ่อยครั้งที่เวลาและสถานที่ประชุมมีการเปลี่ยนแปลงแบบกะทันหัน ทำให้ผู้เข้าร่วมบางคนไม่ได้เตรียมการมาเต็มที่ หรือหัวข้อการประชุมกว้างจนเกินไป และซ้ำซ้อนกับการประชุมอื่นๆ อีกทั้งบ่อยครั้งที่มีหัวข้อปัญหาใหม่ๆโผล่ขึ้นมาระหว่างการประชุม ขาดโฟกัสในการปรึกษาหารือกัน
มีองค์กรที่พยายามจะบริหารจัดการการประชุมให้มีประสิทธิภาพ เช่น มีการกำหนดหัวข้อและการเตรียมการล่วงหน้า และรักษาโฟกัสของการสนทนา แต่เมื่อองค์กรขยายใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ ผู้บริหารและบุคลากรก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีการประชุมมากขึ้น แบบไม่หยุดหย่อนในแต่ละอาทิตย์ เวลาที่หายไปส่งผลต่อความเหนื่อยล้าและความพึงพอใจในการทำงานในองค์กร
วิธีการปรับปรุงเรื่องนี้ไม่สามารถทำได้ด้วยคนๆเดียว ต้องมาจากการร่วมมือกัน โดยเริ่มจากข้อแรกคือ ลองสำรวจความเห็นของทีมงานต่างๆแบบสั้นๆ ก่อนจะตกลงกันเช่น
- พวกเขาคิดหรือรู้สึกอย่างไรกับการประชุมที่เป็นอยู่
- การประชุมที่เป็นอยู่มีผลิตภาพ มีประโยชน์ คุ้มค่ากับเวลาที่ใช้หรือไม่
- ถ้าไม่ มีอะไรที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง
- ในมุมมองของพวกเขา การประชุมที่มีประสิทธิภาพ เมื่อเปรียบเทียบกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ มีความแตกต่างกันตรงไหน อย่างไร
เมื่อได้ข้อมูลมาแล้ว วิเคราะห์สิ่งที่ดีอยู่แล้ว และสิ่งที่ควรเปลี่ยนแปลง ทำข้อตกลงร่วมกันคล้ายๆเป็น กฎ กติกา มารยาทในการประชุม
มีองค์กรที่มีเทคนิคที่น่าสนใจ เช่น จัดให้มีวันหนึ่งในอาทิตย์ที่ทุกหน่วยงานจะไม่มีการประชุม (a meeting-free day) โดยหากจำเป็นต้องสื่อสารความคืบหน้าในงานอย่างไร ก็จะหาวิธีที่สร้างสรรค์แบบอื่น แทนการมาประชุมกัน นอกจากนี้มีองค์กรที่กำหนดให้ผู้เข้าร่วมประชุม มาประชุมให้อยู่ในกรอบเวลา และไม่อนุญาตให้นำโทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์พกพาเข้ามา เพราะมองว่าทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมขาดสมาธิและทำให้การประชุมยืดเยื้อ
หลังจากใช้กติกาใหม่ไปแล้ว หากมีการติดตามสำรวจความเห็นก็จะช่วยให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องได้ โดยถามสั้นๆ ว่า รู้สึกอย่างไร หรือคิดอย่างไรกับวิธีการใหม่ๆ มีการใช้เวลาที่คุ้มค่าขึ้นไหม การทำงานร่วมกันในทีม หรือระหว่างทีมเป็นอย่างไร
การประชุมที่ดีต่อใจ ช่วยเพิ่มผลิตภาพในการทำงาน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การประสานงานระหว่างทีมที่ราบรื่นได้ ที่สำคัญทำให้ทุกคนประชุมกันอย่างมีความสุขมากขึ้นด้วย
AcComm and Image International
Contact us: (66) 2197 4588-9
Email: info@aclc-asia.com
Official website: www.aclc-asia.com
***********************************
